Outlook 教程 – 邮件模板 Author: Kelly Last Modified: 2025-07-31 在 Word 中，我们可以轻松创建和应用文档模板。同样地，在 Outlook 中我们是否可以快速创建并应用邮件模板呢？答案是肯定的，本教程将指导您如何在 Outlook 中轻松创建、编辑和应用邮件模板。
目录 1. 创建邮件模板 2. 从模板创建新邮件 3. 编辑邮件模板 4. （自动）使用模板回复 5. 使用纯文本模板回复或转发 1. 新建邮件模板 2. 从模板新建邮件 3. 编辑邮件模板 4. （自动）使用模板回复 5. 使用模板回复或转发 注意：此页面介绍的方法适用于 Windows 10 系统中的 Microsoft Outlook 2019 桌面程序。根据 Microsoft Outlook 的版本和 Windows 环境的不同，操作步骤可能会有显著或细微差异。
1. 创建邮件模板您可以按照以下步骤轻松在 Outlook 中创建新的邮件模板：
1. 在邮件视图中，点击“开始 ”选项卡下的“新建邮件”以创建新邮件。
提示：或者，您也可以按 Ctrl + N 键来创建新邮件。 2. 此时会打开一个新的撰写邮件窗口。添加收件人、输入主题、添加邮件标签、附加附件，并根据需要编写邮件正文。
3. 点击“文件 ”选项卡下的“另存为”。
4. 在“另存为”对话框中，在“文件名”框中命名新模板，从“保存类型”下拉列表中选择“Outlook 模板 (*.oft)”，然后点击“保存”按钮。
提示： 新的邮件模板默认保存到 Outlook 模板文件夹中。如果需要将模板保存到其他文件夹，则需要在点击“ 保存 ”按钮之前，在“另存为”对话框中打开目标文件夹。 这是默认的 Outlook 模板文件夹路径：%AppData%\Microsoft\Templates
5. 现在新的邮件模板已经创建完成。请关闭新的撰写邮件窗口且无需保存。
2. 从模板创建新邮件 2.1 使用“选择表单”功能从模板创建新邮件要从现有的模板创建新邮件，您可以按照以下步骤操作：
1. 在邮件视图中，点击“开始”选项卡下的“新建项目” > “选择表单”。
2. 在“选择表单”对话框中：(1) 从“查找位置”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”；(2) 点击选择您要基于其创建邮件的指定模板（提示：如果您的邮件模板未显示在对话框中，您可以点击“浏览”按钮从其他文件夹中找到并选择它）；(3) 点击“打开”按钮。
此时，基于指定模板的新邮件已创建完成。继续根据需要撰写并发送邮件即可。
2.2 通过直接打开模板文件创建新邮件我们可以直接打开邮件模板来从中创建新邮件。
1. 打开包含邮件模板的文件夹。提示：如果邮件模板存储在默认模板文件夹中，您可以通过以下路径打开该文件夹：%AppData%\Microsoft\Templates
2. 双击邮件模板以打开它。
此时，基于指定模板的新邮件已创建完成。您可以根据需要撰写并发送新邮件。
3. 编辑邮件模板我们知道，邮件模板无法直接打开和编辑。然而，我们可以通过一种间接方式解决这个问题：从模板创建新邮件，然后将邮件保存为同名模板以覆盖原始模板。
1. 在 Outlook 中，点击“开始”选项卡下的“新建项目” > “选择表单”。
2. 在“选择表单”对话框中：(1) 从“查找位置”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”；(2) 点击选择您要基于其创建邮件的指定模板（提示：如果找不到指定模板，可以点击“浏览”按钮从其他文件夹中找到并选择它）；(3) 点击“打开”按钮。
3. 此时，基于指定模板的新邮件已创建完成。根据需要对新邮件进行修改。
4. 在撰写邮件窗口中，点击“文件 ”选项卡下的“另存为”。
5. 在“另存为”对话框中：(1) 从“保存类型”下拉列表中选择“Outlook 模板 (*.oft)”；(2) 打开包含原始邮件模板的文件夹；(3) 在“文件名”框中，确保文件名与原始邮件模板的文件名完全相同；(4) 点击“保存”按钮。
6. 此时会弹出“确认另存为”对话框，请点击“是”按钮以覆盖原始模板。
至此，我们已通过间接方式编辑了邮件模板。您可以关闭新邮件窗口且无需保存。
4. （自动）使用模板回复我们可以通过“选择表单 ”功能轻松从邮件模板创建新邮件，但如何在 Outlook 中使用模板回复邮件呢？我们可以通过创建规则来解决这个问题。
1. 准备好您将用于回复的邮件模板。（点击了解如何创建邮件模板。）
2. 在邮件视图中，点击“开始”选项卡下的“规则 ” > “管理规则和警报”。
3. 在“规则和警报”对话框中，点击“新建规则 ”按钮以创建新规则。
4. 在“规则向导”中，点击选中“对我收到的邮件应用规则”选项，然后点击“下一步 ”按钮。
5. 在第二个“规则向导”对话框中，指定邮件的回复条件，然后点击“下一步”按钮。在我的情况下，我勾选了“只发送给我”选项。
6. 在第三个“规则向导”对话框中，在“步骤 1”部分勾选“使用特定模板回复”选项，然后点击“步骤 2”部分中的链接文字“特定模板”。
7. 此时会弹出“选择回复模板”对话框，从“查找位置”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”，点击选择指定模板，然后点击“打开”按钮。
提示：如果在对话框中找不到指定模板，请点击 浏览 按钮从其他文件夹中选择它。 8. 此时返回到第三个“规则向导”，点击“下一步”按钮继续。
9. 在第四个“规则向导”对话框中，如有必要，指定例外情况，然后点击“下一步 ”按钮。
10. 在最后一个“规则向导”对话框中，在“步骤 1”框中为规则命名，在“步骤 2”部分根据需要勾选选项，然后点击“完成”按钮。
提示：要立即回复收件箱中的邮件，请勾选 立即运行此规则于“收件箱”中已有的邮件 选项。 11. 返回到“规则和警报”对话框，点击“确定”按钮关闭它。
提示：(1) 要自动回复所有传入邮件，您需要保持 Outlook 始终运行。(2) 如果您想自动回复 Exchange 账号中的邮件，可以点击“文件” > “信息” > “自动回复 ”以启用自动回复功能，然后按照如下截图所示指定自动回复设置和文本：
5. 使用纯文本模板回复或转发如果模板中的回复或转发内容仅为纯文本，您可以应用快速步骤来实现使用模板回复或转发。
1. 在邮件视图中，点击“开始 ”选项卡下的“新建”（在“快速步骤”组中）。
2. 在“编辑快速步骤”对话框中，为新的快速步骤命名，指定操作为“答复”、“全部答复” 或 “转发”，点击“显示选项”以展开选项部分，输入回复或转发内容，然后点击“完成”按钮。
至此，新的快速步骤已创建完成。您可以轻松通过点击应用该快速步骤。
3. 如果需要通过此快速步骤回复邮件，请选择邮件，然后点击“快速步骤”组中的新快速步骤。
4. 此时，带有预设内容的回复或转发邮件窗口已打开。根据需要进行修改，然后点击“发送”按钮。
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